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大会回顾| 实战分享论坛熊健南——十万火急!突发事件下的项目管理

来源: PMI中国 发布时间:2018-03-09 13:43:52


作为一家互联网企业,京东经常遇到一些不可预见的突发事件或紧急情况,那么在遇到这些事件或情况时,如何利用企业特点来化解风险以达到企业的商业目的呢?在第八届项目管理大会实战分享论坛上,来自京东集团企业信息化部总监熊健南先生与我们共同探讨突发事件下的项目管理。


京东项目管理体系发展历程

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京东在2012年初创PMO,有了专职的项目经理,在2014年,京东研发体系成立了企业级PMO,引入PMP系统以及项目管理人才管理。到2016年PMO随着研发闭环深入到业务内部,到目前为止项目管理团队无论在研发还是业务都扎根于整个公司的体系中。2016年,京东研发大小项目已超过一千,专职的项目经理也已超过了两百人。


通过如下三个手册衍变可以了解京东项目管理的发展历程。


《项目经理指导手册》

面向项目经理,尤其是新加入京东的项目经理,告知在京东如何做项目,在各个结点提交什么交付物以及交付物的质量是什么样的,当然还有更具体的规则,例如如何发周报,如何发会议纪要等。


《一个项目经理的个人修养》

随着京东项目管理理念的推广,项目也越来越多。在京东做项目经理需要什么条件?基于需求,在《项目经理指导手册》的基础上增加了项目专业能力、个人素质以及链接能力的要求,使京东的员工能够成功转型成项目经理。


《人人都是项目经理》

通过对非专职项目经理的项目管理理念与实践的培训,有效控制项目范围,提升项目质量,降低项目风险。在实际过程中操练项目,能够更好的配合项目管理工作。


突发事件下的项目管理


在公司日常的运营过程中,我们通过各种方式方法来降低运营中的突发事件。但无论怎样预防都会发生突发性事件,甚至致命性的重大事件。作为项目经理就要用项目管理的理念来处理突发事件。


突发事件种类繁多,但均符合项目的两大特征

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突发事件种类繁多,可能是内部或是外部,也可能是系统或人及组织,但都符合项目的两大特征:临时性、独特性,突发事件还具有“复杂性”。也就说明项目管理在处理突发事件中能起作用,且项目管理在处理突发事件时更有优势。


项目管理思想在突发事件处理中的应用

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项目管理有一个重要的理念是平衡。资源和条件是有限的,如何在有限的资源和条件下追求相对完美的结果?在追求相对完美结果的过程中,通过成本控制以及风险控制来保证平衡。其中人是核心,人、组织和团队利用适当的技术、知识、工具和技能用来提升效能,达到平衡的结果。


应对突发事件时的三个关键维度

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冷处理和热引导在过程中和结果中的权衡选择

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大部分事件是需要通过热引导的方法来处理。冷处理方法是一个暂时性的解决方案,它最后还需要通过热处理或热传导的方式解决问题。尽管冷处理在初期的成本相对较低,但从长远来看,冷处理的成本和风险大于热处理或者热引导。


热引导的成功实施,是对组织日常建设的全面考验


热处理主要有三个维度,这三个维度也是日常工作中的考验,不能等到突发事件发生之后再考虑。


第一是思想一致,队伍精干。这是对于突发事件情况下团队的选择和项目经理在其中的作用。


第二是平台完善,工具丰富。有了好的平台与工具才能提升效率。


第三是技术全面,流程清晰。互联网行业技术的发展是日新月异的,在平常工作中如果没有足够的技术储备或技术提升,必然会在激烈的竞争淘汰,只有在日常工作中作足充分的准备才能在突发事件的处理中起到很好的效果。

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案例:

2014年京东并购易讯项目,先组建团队精干,项目经理和产品经理与主产品、主项目在一起探讨确定项目范围,组成项目团队。从平台和工具来说:通讯工具较简陋,基本上没有跨平台的项目工具。很多情况下是临时开发一些小工具去应付各种情况。从技术上来说:京东技术都是重耦合的系统,为了做融合项目要先重构,把系统的耦合打开后才能对接。


在并购易讯项目,京东至少花费半年时间。但在2016年并购一号店项目,因为有了相关经验,因此项目团队很快就组建起来了。工具也有很多自动化部署工具和测试工具,沟通上有协同工作的工具。技术上也通过组建化、API化等轻耦合的方式纳入系统。整个项目用时只有几十天,比当年并购易讯项目效率提升了很多。证明了团队、工具还有技术都是凭日常工作中的充分准备,在遇到突发事件时才能高效处理。


第一时间原理

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第一时间原则,不仅适用于研发团队也适用于公司日常的运营。总结为FAT。


重点是A——重讲态度。因为在突发事件发生时,相关方是相当敏感的,它会抓住一丝一毫态度上的不重视或是任何反面的因素,所以在突发事件发生时,首先要讲态度,态度一定要端正、重视和诚恳。


第二是F——快讲事实。讲就是分享。快讲就是在突发事件发生的第一时刻尽快把事情了解全面并且与所在团队进行分享,使团队成员都知道所面临的情况。


第三是T——诚讲措施。诚就是诚恳,项目经理不是任何事情都能够干净利落的全面解决,有些时候只有临时方案或部分解决方案,这时就要诚恳的跟相关方解释,取得他们的理解和支持,后面的工作才好展开。最后要慎讲结论,不要随便下结论。


在突发事件中项目经理的选择模型

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•   大局观

项目经理能够站的高。


•   领导力

项目经理能够统帅全局,带领团队。


•  沟通能力

在发生突发事件时,相关方的压力都很大。在高压力的情况下,可能会产生负面情绪,也可能会失控,这时项目经理的沟通能够就需要很强,能够协调处理各种高压力下的负面情绪。


•  熟悉业务

不仅是项目经理的业务,还要熟悉处理突发事件的相关业务,如财务相关项目的项目经理最好能熟悉财务相关的业务,能够很快上手,提升整个项目的效率。


•  经验丰富

对于各类型的项目都有非常多的处理经验。


•  抗压能力

遇事不怕事,需要时间考验,真正在突发事件的情况下能够发挥正常水平。


Review

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主讲人:熊健南  京东集团企业信息化部总监;

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